A reunião de kick-off marca o início do projeto, ou seja, é nesse momento em que todas as informações relevantes são apresentadas para os envolvidos do projeto. Além de marcar o início do projeto, essa reunião é importante para alinhar expectativas os prazos e o resultado esperado.
A reunião de kick-off é um momento de transição do projeto do plano documental, para o plano das ações.
Essa reunião tem algumas particularidades recomendadas, como por exemplo, ter uma duração de no máximo 3 horas e ser conduzida pelo profissional responsável pelo projeto.
Com uma apresentação clara e objetiva contendo todos os detalhes do projeto você deixa o seu cliente ciente de todas as expectativas que você e a sua equipe irão atender assim como os limites de flexibilidade de expansão do projeto. Talvez no meio do caminho o seu cliente queira expandir algumas atividades do projeto, mas se você deixar claro o quanto você e a sua equipe estão dispostos a alterar as entregas, isso evitará problemas durante o andamento do projeto.
Se você abrir um momento para perguntas e discutir alguns poucos pontos na reunião de kick-off, você conseguirá eliminar todas as dúvidas que o seu cliente e a sua equipe podem vir a ter. Caso algum ponto importante tenha passado despercebido por você, todas as partes poderão contribuir com perguntas e soluções de diferentes pontos de vista chegando à uma conclusão rápida favorecendo um resultado de sucesso do projeto.
Comunicação é um dos principais pontos para a ótima execução de um projeto. Além de alinhar as expectativas, é possível fazer com que o seu cliente conheça as pessoas-chave que farão o fluxo de informações acontecer. Ao determinar a frequência e os canais de comunicação que serão usados, o seu cliente saberá em quais momentos poderá exigir respostas e informações. Ah, uma dica importante aqui é tentar criar um bom relacionamento entre o cliente e as pessoas da sua equipe. Isso criará um ambiente de trabalho agradável incentivando à todos buscarem a solução mais favorável para a entrega de um bom resultado.
Você pode evitar muitos problemas futuros com essa reunião. Mostrando à todos os envolvidos o cronograma, com prazos definidos assim como os KPIs que serão usados para medir o progresso do projeto, você terá em suas mãos o controle do projeto deixando à todos cientes do que foi acordado e os resultados esperados de cada área e cada envolvido no projeto.
Agora que você já sabe da importância dessa reunião, prepare-se muito bem para encarar esse desafio. Um bom gestor sabe como cativar o seu cliente e a sua equipe sem prometer grandes feitos, mantendo o pé no chão e garantindo o resultado esperado.
E nós da Flexss Service e Solutions estamos aqui sempre a disposição para orientá-lo e auxilia-lo nos trabalhos de Gerenciamento de Projetos, Entre em contato com nossa time e tire suas dúvidas.
