Criar padrões para executar algumas tarefas é fundamental para o sucesso e credibilidade de uma empresa, sem contar que reduz bastante as chances de erros e deslizes.
E, para quem possa se interessar por esse tipo de metodologia, a conduta tem um nome – Procedimento Operacional Padrão (POP) – e uma função essencial na rotina de trabalho: manter os times sempre alinhados, o que resulta em uma série de benefícios.
O que definir
O ponto de partida são instruções de normas ou regras formais com base em pesquisas de mercado. Em palavras mais simples, o POP é uma ferramenta desenvolvida para padronizar processos, ou seja, com ele é mais viável garantir eficiência e qualidade nas atividades exercidas, sem fazer diferença se é uma ou outra etapa da tarefa ou qual é o setor responsável por ela. Vamos aos detalhes:
Produtividade otimizada
Criar um Procedimento Operacional Padrão para tornar a produção tão eficiente quanto possível é vital para a saúde e vida longa de uma empresa. Entre as diretrizes deve constar o papel/função de cada departamento, por menor e mais simples que seja, para facilitar o trabalho de todos os colaboradores, caso as atividades precisem ser realizadas simultaneamente. Outro ponto importante: deixar bem claro como executar as etapas, os detalhes e os processos de organização para atingir excelência no nível técnico das atividades. Assim, a produtividade dos colaboradores não fica comprometida e não causa impactos negativos.
Processos assertivos
Ao criar o Procedimento Operacional Padrão é imprescindível descrever a maneira com que as atividades são desenvolvidas na empresa. Cada firma, segmento, estilo de serviço requer uma engrenagem única para funcionar, assim o POP deve ter informações de acordo com cada perfil de negócio. Trabalhando assim se mantém um padrão de execução de tarefas, ainda que aconteçam mudanças de rotina das equipes ou mesmo troca dos colaboradores. E também é possível assegurar qualidade nos processos. Sem contar que, em médio prazo, isso não vai exigir altos investimentos em treinamentos e preparação de pessoal.
Índice de erros reduzido
É muito importante determinar um padrão de qualidade, sobretudo porque as chances de falhas diminuem significativamente. Nesse ponto, para criar um Procedimento Operacional Padrão é preciso elaborar um documento bem detalhado, mas que seja de maneira simples, clara e prática, contendo as formas corretas de desenvolver os processos, a rotina de trabalho, o uso de materiais, os prazos de execução, os cuidados necessários (quando houver necessidades específicas) e o que cada área e tipo de serviço exigir. Dessa forma, todo colaborador terá acesso a informações sobre os direcionamentos que deve tomar — desde a comunicação até a prática em si – e toda a produção é otimizada.
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