PMBOK e os cinco grupos de processos
Antes de qualquer coisa vale definir o que significa PMBOK. Em tradução livre, PMBOK (Project Management Body of Knowledge) quer dizer Conjunto de Conhecimentos de Gestão de Projeto. Esse apanhado de conhecimento não é bem um roteiro, está mais para um guia que mostra alguns caminhos para alcançar o melhor resultado.
Grupos de processos, dentro do tema de Gerenciamento de Projetos, é um agrupamento lógico que serve para atingir objetivos específicos. Os grupos de processos são independentes das fases e do porte do projeto – se exigir começo, meio e fim a premissa do PMBOK já é muito útil.
Os cinco grupos de processos
Você sabe quais são os cinco grupos que o PMBOK descreve? Não? São cinco fases que devem, necessariamente, ser feitas em sequência. A seguir, falaremos de cada uma delas: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.
Iniciação
Nessa fase é onde tudo começa. Aqui são criados os termos de abertura, elaborados os documentos e onde são avaliados os processos.
Também é definido quem será o líder ou gerente, como ele deve atuar, no que tange conexão e engajamento das pessoas para que todos estejam em sintonia e os objetivos do projeto sejam atendidos.
Planejamento
É a fase mais importante do trabalho. Se for bem-feita, as etapas seguintes serão um sucesso e as possibilidades de alcançar o objetivo do projeto aumentam bastante. É aqui que se definem objetivo e meta, faz uma análise da situação e traça um plano de ação. Mas, claro, ajustes e verificações ao longo do trabalho são necessários para manter o ciclo vivo.
É fundamental que o GP e toda a equipe tenham bem claro que sem uma organização é impossível manter o sistema de trabalho se desenvolvendo bem. Nessa etapa do planejamento, os processos servem para essas áreas:
• Elaborar o plano de gestão
• Determinar o escopo
• Sequenciar as atividades e fazer as estimativas de tempo
• Projetar os custos
• Determinar os orçamentos
• Gerir os recursos humanos
• Planejar as comunicações
• Determinar os padrões da qualidade
• Identificar os riscos
• Planejar as aquisições
Execução
Depois de planejar todos os detalhes e mensurar tempo e gastos, é hora de partir para a prática. Um bom processo de execução compreende:
• Administrar a execução do projeto
• Estimular e extrair o melhor da equipe
• Dividir as informações às partes interessadas
• Conduzir as aquisições
Monitoramento e controle
Nada mais é do que o acompanhamento do trabalho. Fazer o monitoramento é verificar se o projeto está indo pelo caminho certo. Nessa etapa ocorre o alinhamento, ajuste e revisão de todas os objetivos propostos inicialmente. Isto é, fica muito mais simples atender os objetivos de desempenho definidos no planejamento.
Mas como isso é possível? É necessário coletar e medir dados com muita precisão. Feito isso, essas informações serão gerenciadas e analisadas de acordo com os objetivos do projeto.
Para garantir que não haja muitas mudanças no projeto, existem quatro passos que se deve seguir:
• Monitoramento das atividades
• Supervisão do cronograma
• Controle de riscos
• Análises de desempenho
Muitas empresas não têm mecanismos de controle nos projetos. Isso é um risco, um erro, já que sem essas ferramentas é praticamente impossível saber se os projetos estão no rumo certo ou não.
Encerramento
É no processo de encerramento que se formaliza o fechamento do projeto. Nessa etapa, se recomenda catalogar os registros de erros, acertos e acontecimentos extraordinários para que todos esses fatos fiquem arquivados na empresa.
Para oficializar o encerramento é preciso criar diversos documentos, com uma revisão pós-projeto para assegurar que todos os planos pensados foram cumpridos e a parte contratada apresentou os resultados solicitados no início do trabalho. Isso é feito a partir de uma reunião do gerente de projeto com todos os membros da equipe e responsáveis por cada tarefa.
Percebeu como todos os processos de Gerenciamento de Projetos ajudam a colocar novos planos em prática? É uma verdadeira mola propulsora que, quando seguida direitinho, traz mais segurança e facilidade, além de aumentar o grau de assertividade da empresa. Precisa de mais detalhes? Fale com um especialista da Flexss Service & Solutions. Estamos aqui para atender você. Curta, comente, compartilhe e já salve, se for um assunto de seu interesse.
