O Procedimento Operacional Padrão ( POP ), como o próprio nome indica, é um documento de extrema importância que contém todas as informações sobre como uma determinada tarefa é realizada na empresa, mas normalmente o POP é feito para uma série de tarefas.
A seguir, elaboramos um passo a passo para aplicar um Procedimento Operacional Padrão em qualquer negócio, sem importar o setor ou porte da empresa.
1 – O nome do POP deve ser direto: a ação que será realizada
É preciso definir um nome para o documento. E a melhor maneira de escolher esse nome é exatamente pelo processo ou a atividade que será exercida, literalmente. Por exemplo: você tem uma indústria de tintas e precisa padronizar como colocar os diferentes tons de tinta na máquina para formar uma cor especial. Então, no campo tarefa, basta escrever o objetivo daquela atividade – “organizar os tons de tinta para uma cor especial”.
2 – Utilize documentos de referência
Vale incluir diferentes registros, desde que tenham bastante informações sobre a tarefa em questão, como, por exemplo, manuais de instruções, POPs anteriores, normas, códigos, regras. Caso seja um “novo procedimento” é imprescindível que a referência “fale a mesma língua” do processo em questão para que ela possa servir de fato como apoio na rotina de trabalho, de forma efetiva.
3 – Estabeleça datas para que a revisão seja regular
Acompanhar inovações é vital em qualquer processo, sobretudo hoje em dia em que os métodos de trabalho no mercado evoluem a passos largos. E as empresas precisam acompanhar no mesmo ritmo, para não ficarem para trás. Posto isso, é de extrema importância revisar o documento com frequência para conferir se alguma metodologia ficou obsoleta e pode ser substituída por uma novidade. Para não perder o pé, o ideal é estabelecer prazos para rever o passo a passo de cada atividade, conforme a natureza de seu funcionamento – os mais complexos podem ser checados com mais frequência; e os mais simples, com um intervalo maior.
4 – Analise o seu grau de satisfação com os resultados esperados com o POP
Não deixe de estabelecer os resultados que o Procedimento Operacional Padrão deve trazer para o seu negócio. O principal objetivo dessa prática é saber se o documento está adequado à tarefa ou se há algo a ser melhorado.
Seguindo o exemplo da indústria de tinta, levante algumas questões: por que você deseja padronizar “a maneira” de colocar os diferentes tons de tinta na máquina para formar uma cor especial? É para otimizar o tempo dos colaboradores? Facilitar o acesso aos produtos? Garantir que os frascos se manterão organizados em um prazo específico? Evitar desperdício durante o processo? No momento em que se sabe onde quer chegar, fica mais fácil otimizar seus processos.
5 – Defina alguns procedimentos de correção
Determine ações que devem ser tomadas se acontecer de não ser viável realizar algum passo do seu planejamento. Ou mesmo se forem identificados falhas e erros com o tempo. Isso será fundamental para otimizar processos. Sem contar que vai permitir que a equipe consiga encontrar soluções de forma mais rápida.
Você já utilizou ou utiliza essa ferramenta no seu negócio? Nós da Flexss Service & Solutions queremos ouvir você.
Curta, compartilhe e comente aqui sua experiência nesse sentido.
Se preferir, entre em contato com um de nossos especialistas e não deixe de nos seguir nas redes sociais.
